Học các kỹ năng làm việc văn phòng sau đây sẽ giúp bạn tối ưu hóa thời gian làm việc của bản thân mà vẫn đạt hiệu suất cao trong công việc. Nỗi lo không đủ thời gian hoàn thành công việc trong ngày sẽ không còn xa vời nữa.
1. Cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của bạn
Nói dễ hơn làm, nhưng thực sự có một vài quy tắc đơn giản mà thực sự có thể giúp bạn có kỹ năng quản lý thời gian tốt hơn.
Ví dụ: khi thiết lập tác vụ ưu tiên hàng đầu, bạn cần tắt điện thoại và bỏ qua email của mình trước tiên. Sau đó, bạn cần phải từ bỏ mọi ý tưởng về việc làm nhiều thứ cùng một lúc vì nó sẽ làm bạn phân tâm và các công việc được hoàn thành cũng không phải ở trạng thái tốt nhất.
2. Tăng tốc độ nhập và sử dụng phím tắt của bạn
Kỹ năng làm việc văn phòng chắc chắn sẽ phụ thuộc vào những chiếc máy tính rất nhiều. Mình đã từng nhìn thấy có những người chỉ gõ bàn phím bằng 2 ngón tay và họ không thể nào làm quen với việc phải gõ nhiều ngón cùng một lúc được. Nhưng không có gì là không thể, tại sao người khác làm được còn bạn thì không. Chỉ cần dành thời gian luyện tập mỗi ngày bạn sẽ nhanh chóng gõ bàn phím thành thạo sau 1 tháng với những cách hướng dẫn gõ bàn phím nhanh rất hiệu quả trên Internet.
Vì vậy, tại sao không tăng tốc độ đánh máy của bạn và cố gắng để thoát khỏi hội chứng hai ngón tay.
Sử dụng các phím tắt trên bàn phím là một cách rất tuyệt vời giúp bạn có thể rút ngắn quá trình thao tác trên văn bản của bạn.
Ví dụ: nhấn F2 để đổi tên tệp đã chọn, trong khi CTRL + I sẽ đặt văn bản được chọn in nghiêng.
Có rất nhiều thủ thuật gõ phím tắt trong số này bạn có thể search Google thoải mái. Nếu bạn cố gắng tìm hiểu chúng, chúng thực sự có thể hữu ích. Học tập kỹ năng lập kế hoạch cụ thể sẽ rất có ích cho bạn.
3. Tìm hiểu cách sử dụng iMACROS
iMacros không phải là một chương trình cao siêu gì, và nó cũng không phải của Apple khi bạn nghe thấy cái tên dễ gây nhầm lẫn này. Nó là một tiện ích được cài trên trình duyệt giúp máy tính có thể tự động thao tác các công việc được lặp đi lặp lại trong quá trình sử dụng máy tính của bạn.
Kỹ năng làm việc văn phòng chuyên nghiệp và thông minh sẽ không mang tính lý thuyết như bạn nghĩ khi đọc được tiêu đề của bài viết này. Ở đây mình sẽ trực tiếp chia sẻ những thủ thuật giúp bạn có thể thao tác trong công việc nhanh chóng hơn và bạn sẽ thực sự cảm thấy có hiệu quả nếu biết cách sử dụng chúng một cách thuần thục. Hãy lên Youtube để xem cách cài đặt và sử dụng phần mềm iMacros hữu ích này nhé.
4. Sử dụng điện thoại thường xuyên hơn
Thay vì viết email, thường tốt hơn là nên nhấc điện thoại lên và nói chuyện với người chịu trách nhiệm. Giúp bạn có thể tiết kiệm thời gian viết lách và trao đổi trực tiếp với người khác khi có vấn đề thắc mắc dễ dàng hơn. Trong khi đó bạn vẫn có thể vừa nghe điện thoại vừa làm những việc khác.
5. Học hỏi từ những thất bại
Khi thất bại bạn bắt đầu cảm thấy xấu xí, một số người có được một chút hoang tưởng và sợ hãi rằng điều này có thể trở thành nỗi sợ của bạn.
Dự án sẽ đi sai và thất bại nên được mong đợi hơn là sợ hãi. Học các bài học từ thất bại và phân tích những gì đã xảy ra là cách tốt nhất để chuyển tiếp.
"Đừng xấu hổ bởi những thất bại của bạn, học hỏi từ họ và bắt đầu lại." - Richard Branson
6. Làm cho mọi thứ trở nên ngắn gọn
Hãy cố gắng đơn giản hóa vấn đề trong mọi trường hợp. Bởi nhiều lúc có thể bạn hiểu vấn đề này nhưng người khác chưa thực sự hiểu. Điều đó sẽ làm cho quá trình hoàn thành công việc trở nên kéo dài thời gian hơn bạn tưởng. Hãy cố gắng giải thích đúng trọng tâm vấn đề và đơn giản, dễ hiểu nhất có thể bằng các ví dụ sinh động chẳng hạn.
Trên đây là một số kỹ năng làm việc văn phòng cơ bản nhất mà bạn có thể áp dụng ngay vào quá trình làm việc của bản thân giúp tối đa hóa hiệu suất công việc. Thậm chí giúp cho những thời gian ngồi làm việc trước chiếc máy tính không còn nhàm chán như bạn nghĩ nữa.
Chúc các bạn thành công!!!
Nhận xét
Đăng nhận xét